Kdy lze pořídit kopii občanského průkazu klienta?
14. 6. 2021
Úřad pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ) vytvořil užitečný „manuál k nakládání s průkazy totožnosti“. Upřesňuje v něm mimo jiné, kdy, jak a v jakém rozsahu je možné pořizovat kopie dokladů pro účely ověření totožnosti zákazníků. Připravili jsme pro vás stručné shrnutí a vřele doporučujeme každému podnikateli, ale i zákazníkovi, aby si ho přečetl. Plné znění najdete na webu ÚOOÚ – zde.
Pořizování kopií dokladů je v českém prostředí komplikováno souběhem úpravy podle zákona o občanských průkazech a obecné úpravy ochrany osobních údajů podle GDPR. Výsledkem tohoto souběhu je situace, kdy k pořízení kopie dokladu buď musíte mít jasné zmocnění podle zákona (tj. že zákon vám přímo dává povinnost kopie dokladů pořídit), nebo souhlas dotčené osoby.
Jak má vypadat souhlas k pořízení kopie dokladu?
Podle výkladu ÚOOÚ v souladu s GDPR nelze udělením souhlasu podmiňovat poskytnutí služby – ta by měla tedy zůstat dostupná i bez pořízení kopie dokladu. To je možné vykládat i tak, že třeba poskytovatelé, kteří fungují ryze online a požadují kopie dokladů k ověření registrovaných uživatelů, musejí svým klientům umožnit i jiný způsob kontroly. Například osobně ověřit totožnost osoby a údaje z předložených dokladů opsat do podkladů ke smlouvě.
Příklad z praxe ÚOOÚ č. 1
V rámci vyřízení výpůjčky požadoval majitel sportovního vybavení buď složení finanční kauce, nebo provedení kopie průkazu totožnosti. Souhlas s kopií průkazu a jejím zpracováním byl součástí samotné smlouvy o výpůjčce. Podpisem smlouvy byl tedy podepsán i zmíněný souhlas. Podle ÚOOÚ jde o porušení zákonnosti zpracování. Nejedná se o řádně udělený souhlas, jelikož ten nebyl získán v souladu s GDPR, tj. svobodně, jelikož uzavření smlouvy zároveň znamenalo poskytnutí souhlasu.
Příklad z praxe ÚOOÚ č. 2
Další případ ÚOOÚ se týkal pořizování kopie občanského průkazu dle šablony při zapůjčení automobilu. U občanského průkazu je pořizována kopie dle šablony se zakrytím údajů, které pro identifikaci fyzické osoby nejsou potřebné, a dále se pořizuje celá kopie řidičského průkazu. Kopie dokladů jsou opatřeny razítkem „Souhlasím s pořízením kopie OP a ŘP“, ke které držitel dokladů připojí svůj podpis. Pokud držitel dokladů s pořízením kopie dokladů nesouhlasí, zaměstnanci půjčovny pouze ověří totožnost osoby dle předložených dokladů a do podkladů ke smlouvě si potřebné údaje z dokladů jen opíšou.
Kdy ukládá povinnost pořídit kopii dokladu zákon?
Jako alternativu k souhlasu připouští ÚOOÚ jedině přímé zákonné zmocnění k pořizování kopií dokladů například podle některých ustanovení zákona č. 253/2008 Sb. o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu (AML). Podle ÚOOÚ ale nestačí pouhá možnost kopie dokladů pořizovat, musí jít o jasnou povinnost. Tímto názorem byl zaskočen i Finanční analytický úřad, jehož metodiky k AML vycházejí z volnějšího výkladu. FAÚ se na svém webu vyjádřil následovně:
„Toto stanovisko ÚOOÚ není v souladu s Metodický pokynem FAÚ č. 8, který byl vydán dne 5. 10. 2020 a který se týká kopírování průkazů totožnosti pro účely AML zákona. Situace je v současnosti ze strany FAÚ řešena, přičemž MP č. 8 zůstává nadále v platnosti v plném rozsahu, a to s ohledem na skutečnost, že byl vydán po získání souhlasného stanoviska ÚOOÚ a má legislativní oporu v ustanovení § 8 odst. 11 AML zákona.“
Příklad z praxe ÚOOÚ č. 3
Z kontrolní činnosti Úřadu lze shrnout, že u pořizování a uchovávání kopií občanských průkazů u žádosti o finanční produkt v nebankovním sektoru lze rozlišit dvě možné varianty, přičemž je na klientovi samotném, jaký způsob uzavření smlouvy zvolí:
- Uzavírání smlouvy výlučně prostřednictvím prostředků komunikace na dálku. Klient je tedy kontrolovanému povinen zaslat podle § 11 odst. 7 zákona č. 253/2008 Sb. kopii průkazu totožnosti a dalšího podpůrného dokladu, z něhož lze zjistit jeho identifikační údaje, a to za účelem provedení identifikace klienta dle zákona č. 253/2008 Sb. Právním základem pro pořízení kopie občanského průkazu je tedy plnění právní povinnosti.
- Uzavírání smlouvy, která není uzavírána výlučně prostřednictvím prostředků komunikace na dálku – v takovém případě se (tedy naopak) nejedná o pořizování kopie na základě zákona. Klient je kontrolovanému povinen předložit svůj průkaz totožnosti (občanský průkaz), ze kterého kontrolovaný zaznamená jeho identifikační údaje. Kopii občanského průkazu kontrolovaný pořizuje v těchto případech pouze s předchozím souhlasem klienta (souhlas je dobrovolný, uzavření smlouvy nesmí být podmíněno tímto souhlasem).
Odmítnutí souhlasu s provedením kopie občanského průkazu nesmí vést kupříkladu k odmítnutí zřízení bankovního účtu ze strany banky. Pokud by k odepření služby došlo, znamenalo by to podle ÚOOÚ porušení pravidel pro udělení souhlasu podle čl. 7 odst. 4 a čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR.
Mohlo by vás také zajímat:
Účel a právní základ zpracování
